१. हुलाक अधिकृतको कार्यविवरण
- बजेट र प्राप्त अख्तियारी बमोजिम ऐन नियमको दायरा भित्र रहि खर्च लेख्ने ।
- पालिका हुलाक कार्यालयहरुको अनुगमन निरिक्षण गरी प्रतिवेदन गर्ने ।
- अनुगमनका क्रममा जिल्ला हुलाक कार्यालय र पालिका हुलाक कार्यालयमा देखिएका कमि कमजोरीलाई सुधार गर्न लगाउने सुधारको लागि विभागमा लेखि पठाउने ।
- पालिका हुलाकको कार्यालय प्रमुखहरुको हाजिरी‚ बिदा‚ दण्ड पुरस्कारको विवरण माग गरी गर्न लगाई अभिलेख राख्न लगाउने ।
- हुलाक वस्तु ढुवानीको लागि जिल्ला मातहत रहेका हुलाक कार्यालयसम्म डाँक परिवहन व्यवस्था मिलाउने ।
- सर्टिङ सूची राम्रोसंग कार्यान्वयन गर्ने‚ डाँक परवहन ठिक समयमा भएको छ छैन हुलाक वस्तुको ठिक समयमा संकलन भएको छ छैन आदि कुराहरुको सम्बन्धित कर्मचारीलाई जिम्मेवार वनाउने ।
- जिल्ला भित्रका पालिका हुलाक सम्मको डाँक रेखा अनुसार ड्यूमेल सूची अद्यावधिक गर्ने ।
- हुलाक वस्तुको संकलन‚ ढुवानी‚ दर्ता‚ विवरण‚ आयात र निर्यात गर्ने कार्यलाई छिटो छरितो र प्रभावकारी रुपमा गर्न लगाई नियमानुसार तोकीएको समय भित्र कार्य सम्पन्न गर्न लगाउने ।
- आन्तरिक इ.एम.एस. सेवालाई प्रभावकारी रुपमा सञ्चालन गर्ने ।
- PITS को नियमित अनुगमन/सुपरिवेक्षण गरी प्रभावकारी रुपमा सञ्चालनमा ल्याउने ।
- हुलाक टिकट विक्री व्यवस्था मिलाउने र विक्री पश्चातको राजश्व दाखिला गर्न लगाउने ।
- वैदेशिक हुलाक वस्तु (इ.एम.एस/पार्सल) मा लागेको भन्सार महसुल‚ मुल्यवृद्धी कर‚ अन्तशुल्क‚ लगायतका करहरु संकलन गरी राजश्व खातामा दाखिला गर्ने ।
- कर्मचारीको हाजिरी‚ बिदा‚ पदपूर्ति तथा रिक्त्त पदहरुको विवरण अद्यावधिक गर्ने‚ रा.प.अनं पदहरुको पदपूर्तिको लागि लोकसेवा आयोगमा लेखि पठाउने ।
- लेखाको तोकिएको ढाँचामा समयसीमा भित्र वित्तिय विवरणहरु तयार गर्न लगाउने ।
- पत्रपत्रिका हुलाक दर्ताका लागि आएमा नियमअनुसार दर्ता एवं नविकरण गर्ने ।
- डाँक सञ्चालन गर्ने तथा कर्मचारीहरुलाई आलोपालोको व्यवस्था मिलाई जुनसुकै समयमा डाँक बुझ्ने/बुझाउने व्यवस्था गर्ने ।
- पालिका हुलाक कार्यालयहरुसँग समन्वय र अनुगमन गर्ने ।
- जिल्ला तथा मातहतका कार्यालयहरुको प्रशासनिक काम गर्ने ।
- समयानुकुल डाँक सञ्चालन सम्वन्धि समन्वय र प्रबन्ध गर्ने ।
- अन्तरजिल्ला डाँक सञ्चालन सम्बन्धि समन्वय र प्रबन्ध गर्ने ।
- हुलाक सेवा विभागमा नियमित प्रतिवेदन गर्ने ।
- विभागबाट सहमती लिई कर्मचारी व्यवस्थापन गर्ने ।
- पालिका हुलाक कार्यालयहरु व्यवस्थापन गर्ने ।
- हुलाक सेवा सञ्चालन सम्बन्धमा विभागमा सुझाव पेश गर्ने ।
- कामको आवश्यकता अनुसार हुलाक वस्तु दर्ता काउन्टर विभागको सहमती लिई सञ्चालन गर्ने ।
- हुलाकवाट प्रदान गरिएका सेवाहरुको प्रचार प्रसार तथा प्रवर्धन गर्ने ।
- कार्यालयमा आएका उजुरी गुनासो सुनुवाई गर्ने ।
- पदिय दायित्व अनुसारका कर्मचारीहरुको हाजिरी बिदाको अभिलेख राख्ने ।
- दर्ता चलानी फाइलिङलाई चुस्त दुरुस्त बनाउने ।
- मासिक‚ त्रैमासिक‚ वार्षिक विवरण तयार गरी सम्बन्धित निकायमा पठाउने ।
- कार्यालयको लागि आवश्यक पर्ने जिन्सी सामानहरुको विवरण तयार गर्न लगाउने ।
- स्वीकृत बजेटको परिधिभित्र रही कार्यालय संचालन गर्न आवश्यक पर्ने सामाग्रीहरु समयमानै खरिदको व्यवस्था मिलाउने ।
- खरिद भएका सामानहरु स्वीकृत गुणस्तर बमोजिम प्राप्त भए नभएको जाँच पश्चात आम्दानी बाँध्ने र भुक्त्तानीको लागी कागजात तयार गर्ने ।
- कार्यालयमा प्रयोग हुने खर्च नहुने जिन्सी सामाग्रीको जिन्सी विवरण अद्यावधिक रुपमा राख्ने ।
- पालिका हुलाक कार्यालयहरुलाई उपलब्ध गराइएका सामानहरुको अभिलेख व्यवस्थितरुपमा राख्ने ।
- भौतिक साधनहरुको स्याहार‚ सम्भार‚ मर्मत र संरक्षण गर्ने । कुनै जिन्सी सामानहरु टुटफुट भै मर्मत हुन नसक्ने सामानहरुको आ.प्र. सम्बन्धि ऐन‚ नियमको प्रकृया पुर्याई लिलाम गर्ने‚ मिन्हा गर्ने धुलाउने आदि कार्यमा सहयोग गर्ने ।
- समय समयमा हुलाक सेवा विभागले लगाएको विभिन्न कार्य गर्ने ।
२. नायब सुब्बाको कार्यविवरण
- टिकट प्राप्ती र भण्डारण गर्ने ।
- डाँक सञ्चालन गर्ने तथा कर्मचारीहरुलाई आलोपालोको व्यवस्था मिलाई जुनसुकै समयमा समेत डाँक बुझने/बुझाउने व्यवस्था गर्ने ।
- पालिका हुलाक कार्यालयहरुसँग समन्वय गर्ने ।
- जिल्ला तथा मातहतका कार्यालयहरुको प्रशासनिक काम गर्ने ।
- समयानुकुल डाँक रेखा निर्माण तथा अद्यावधिक गर्न सहयोग गर्ने ।
- अन्तरजिल्ला डाँक सञ्चालन सम्बन्धी समन्वय र प्रबन्ध गर्ने ।
- हुलाक सेवा विभागमा नियमित प्रतिवेदन तयार गर्ने ।
- पालिका हुलाक कार्यालयहरु व्यवस्थापन गर्न सहयोग गर्ने ।
- हुलाकबाट प्रदान गरिएका सेवाहरुको प्रचार प्रसार तथा प्रवर्धन गर्न सहयोग गर्ने ।
- सहयोगीहरुलाई काममा खटाउने खटाइएको ठाउँमा तोकिए वमोजिम कार्य भए नभएको अनुगमन गर्ने ।
- निर्धारित स्मयमा हुलाक वस्तु बुझी वितरण गर्न लगाउने।
- पदिय दायित्व अनुसारका कर्मचारीहरुको हाजिरी बिदाको अभिलेख राखे ।
- कार्यालय परिसर सरसफाई गर्न लगाउने ।
- दर्ता चलान्नी फाइलिङ्गलाई चुस्त दुरुस्त वनाउने ।
- सरुवा बढुवा नियुक्तिका टिप्पणीउठाउने सदर गराउने ।
- नासिक, त्रैमासिक, वार्षिक विवरण तयार गर्ने ।
- कार्यालयको लागि आवश्यक पर्ने जिन्सी सामानहरुको विवरण तयार गरी पेस गर्ने ।
- स्वीकृत बजेटको परिधिभित्र रही कार्यालयहरु संचालन गर्न आवश्यक पर्ने सामाग्रीहरु समयमानै खरिदको लागि पेस गर्ने ।
- खरिद भएका सामानहरु स्वीकृत गुणस्तर बमोजिम प्राप्त भए नभएको जाँच पश्चात आम्दानी बाँध्ने र भुक्तानिको लागि कागजात तयार गर्ने
- कार्यालयमा प्रयोग हुने खर्च नहुने जिन्सी सामाग्रीको जिन्सी विवरण अद्यावधिक रुपमा राखे ।
- पालिका हुलाक कार्यालयहरुलाई उपलब्ध गराइएका सामानहरुको अभिलेख व्यवस्थितरुपमा राखे ।
- भौतिक साधनहरुको स्याहार, सम्भार, मर्मत र संरक्षण गर्ने । कुनै जिन्सी सामानहरु टुटफुट भै मर्मत हुन नसक्ने सामानहरुको आ.प्र. सम्बन्धी ऐन, नियमको प्रक्रिया पुर्याई लिलाम गर्ने, मिन्हा गर्ने धुलाउने आदि कार्यमा सहयोग गर्ने ।
- तोकिएबमोजिम अन्य काम गर्ने ।
३. खरिदारको कार्यविवरण
- दर्ता हुन आएका हुलाक वस्तुहरुको नियमानुसार दर्ता गर्ने ।
- हुलाक वस्तुको संकलन, ढुवानी र वितरण कार्यलाई प्रभावकारी बनाउने र टिकट विक्रि कार्यलाई सेवाग्राही मैत्री वनाउने ।
- निर्देशनालय मातहतका हुलाक कार्यालयहरुसँग निरन्तर सम्पर्कमा रही डाँक संकलन, ढुवानी तथा वितरणको व्यवस्था मिलाउने ।
- आन्तरिक तथा वैदेशिक द्रुत डाँक सेवा मार्फत प्राप्त हुलाक वस्तुको नियमानुसार प्रभावकारी रुपमा डाँक ढुवानी तथा वितरणको व्यवस्था मिलाउने ।
- हुलाक वस्तुको संकलन तथा वितरणको कार्य अनिवार्य रुपमा PITS प्रविष्ट गराई सेवा प्रवाह गर्ने गराउने यसको लागि नियमित रुपमा अनुगमन/सुपरिवेक्षण गरी प्रभावकारी रुपमा सन्चालनमा ल्याउने ।
- आन्तरिक तथा वैदेशिक डाँकहरुको अभिलेख तौल आइटम छुट्टिने गरी राखी राजश्व संकलनको निगरानी गर्ने ।
- हुलाकी र हल्काराहरुलाई काममा खटाउने, उनीहरुको कामको निगरानी गर्ने ।
- डाँक ढुवानी सम्बन्धमा परेका उजुरीहरुका सम्बन्धमा शाखा प्रमुखलाई जानकारी दिने तथा अनुसन्धान गर्ने, छानबीन गरी शाखा प्रमुख समक्ष पेस गर्ने ।
- हुलाक अधिकृतले तोके बमोजिमका अन्य कार्य गर्ने ।
४. सहलेखापालको कार्यविवरण
- दर्ता हुन आएका हुलाक वस्तुहरुको नियमानुसार दर्ता गर्ने।
- चालु तथा पुँजीगत बजेट निकासा लिने,
- निकाशा खर्चको श्रेस्ता अद्यावधिक राखे
- कार्यालयको आर्थिक विवरण तयार गरी पेस गर्ने,
- थप रकमको आवश्यक परेमा समयभित्रै निकाशा लिने व्यवस्था मिलाउने,
- कार्यालयलाई आवश्यकता अनुसार आर्थिक प्रशासनसम्बन्धी राय सल्लाह दिने।
- प्रचलित कानून अनुसार विनियोजन, धरौटी, राजश्व आदिको श्रेस्ता राखे, राख लगाउने र सोको प्रतिवेदन तयार गरी गराई सम्बन्धित निकायमा पठाउने।
- कर्मचारी सञ्चयकोष, नागरिक लगानी कोष, विमा, सापटी, कर कट्टी र अन्य रकमहरु सम्बन्धित निकायमा दाखिला गर्ने।
- कार्यालयको मासिक आम्दानी खर्चको विवरण तयार गरी सार्वजनिक गर्ने।
- आर्थिक कारोवारहरुको आन्तरिक तथा अन्तीम लेखा परीक्षण गराउने।
- आन्तरिक लेखा परीक्षण तथा अन्तीम लेखापरीक्षणवाट औल्याइएका बेरुजुको लगत खडा/अद्यावधिक गर्ने र फछ्यौटको लागि लेखि पठाउने।
- कर्मचारीहरुको तलवी प्रतिवेदन पास गराउने।
- आर्थिक प्रशासन सम्बन्धी तोकिदिएका अन्य कार्य गर्ने।
- हुलाक अधिकृतले तोके बमोजिमका अन्य कार्य गर्ने ।
५. हल्काराको कार्यविवरण
- हुलाक वस्तुहरु कार्यालयले तोके बमोजिम एक स्थानबाट अर्को स्थानमा ढुवानी गर्ने ।
- हुलाक वस्तुहरु कार्यालयले तोकेको स्थानमा वितरण गर्ने ।
- हुलाक वस्तुमा उल्लेख भएको नाम र वितरण गर्न लागिएको व्यक्त्ति वा संस्था उही हो वा होइन यकिन गर्ने । आवश्यक परे परिचय समेत लिने ।
- दर्ता (चिठी, पुलिन्दा) हुलाक वस्तु वितरण गरेको भरपाइ (पोष्टम्यान बुक) मा बुझ्ने व्यक्त्तिको प्रष्ट बुझिने हस्ताक्षर र मिति उल्लेख गर्ने ।
- फिर्ता रसिद टाँसिएको हुलाक वस्तु भए रसिदमा समेत हुलाक वस्तु बुझ्ने र व्यक्त्तिको हस्ताक्षर गराई सो फिर्ती रसिद कार्यालयमा बुझाउने ।
- हुलाक वस्तु वितरण भएपछि सो को सूचना सोही दिन साँझ हुलाक सूचना प्रणालीमा अनिवार्य राख्नुपर्ने वा सम्वन्धित शाखा वा कार्यालय प्रमुख समक्ष पेश गर्ने ।
- वितरणमा लगिएका हुलाक वस्तु प्रापकको ठेगानामा बुझाउन नसके अर्को दिन पनि वितरण गर्ने प्रयास गर्ने ।
- ठेगानामा प्रापक फेला नपरे तेश्रो पटकसम्म वितरणको प्रयास गर्ने ।
- वितरण नभएका हुलाक वस्तु शिघ्र प्रथम पक्षलाई जिम्मा लगाउनुपर्ने । द्रुत डाँक सेवाबाट प्राप्त हुलाक वस्तु सोही दिन बुझाउनुपर्ने । बुझाउन नसके त्यसै दिन प्रथम पक्षलाई फिर्ता गर्नुपर्ने ।
- वितरण हुन नसकेका हुलाक वस्तुहरुको कारण उल्लेख गरी शाखामा/कार्यालयमा बुझाउनुपर्ने । हुलाक वस्तु तिन दिन भन्दा बढी आफुसँग राख्न नपाईने ।
- शाखाहरु वा पालिकाहरुमा खटाइएका जनशक्त्तिले शाखा तथा पालिकाको प्रत्यक्ष निर्देशनमा कार्यालयभित्र तथा बाहिर कार्यालय समयभित्र वा अघिपछि तोकिएको कार्य गर्नुपर्ने ।
- कार्यालय/शाखाको निर्देशन अनुसार डाँक थैला ओसारपसार गर्ने, गाडीमा लोड अनलोड गर्ने तथा विभिन्न शाखाहरु जस्तै मेल एजेन्सीवाट मेल सेन्टर, पुलिन्दा शाखा, ई.एम.एस. शाखा, लोकल डेलिभरी, काउन्टर शाखा लगायतका अन्य शाखामा ल्याउने तथा लैजाने एवं अन्तर्गतका स्थानीय हुलाक कार्यालयमा /काउन्टरमा रहेर कार्य गर्नुपर्ने ।
- डाँक शाखामा रही दैनिक डाँक आदान प्रदान कार्यलाई व्यवस्थित रुपमा सञ्चालन‚ ट्रयाकिङ लगायतका अन्य रेकर्डिङ‚ रिपोर्टिङलाई चुस्त दुरुस्त बनाउने‚ मातहतको कार्यालयको डाँक सञ्चालनलाई व्यवस्थित बनाउने ।
- लोकल डेलिभरी सेक्सन मार्फत सदरमुकाम स्थित जिल्ला प्रशासन‚ सरकारी वकिल र जिल्ला अदालत जस्ता सरकारी कार्यालयहरुको पार्सल‚ र.पु. आदि विवरण गर्ने । (सोहि दिन)
- वट्टार‚ विदुर‚ त्रिशुली‚ कोलनी‚ गंगटे सम्मको EMS विवरण गर्ने । (सोहि दिन)
- लोकल डेलिभरी र डाँक आदान प्रदान गर्ने । (आवश्यकता अनुसार)
- कार्यालयले तोकेका अन्य कार्यहरु गर्ने ।
६. कार्यालय सहयोगीको कार्यविवरण
- कार्यालयको कार्यालय भवन, जिन्सी सामाग्री तथा भौतिक सामानको संरक्षण तथा सुरक्षा गर्ने ।
- कार्यालय समयमा कार्यालय ढोका खोल्ने र कार्यालय समय सकिए पछि ढोका बन्द गर्ने ।
- कार्यालयको परिसर, कार्यालयको कोठा नियमित सरसफाई गर्ने साथै टेवल, सोफा, कम्प्यूटर फोहोर भएमा सरसफाई गर्ने ।
- कार्यालयमा आउनु भएका अतिथिलाई स्वागत संत्कार गर्ने साथै अतिथिलाई चिया, कफी, पानीको व्यवस्था गर्ने ।
- बैठक तथा कार्यक्रममा चिया, खाजा र पानीको व्यवस्था गर्ने ।
- कार्यालयको छाप दुरुपयोग हुन नदिने गरी सुरक्षित राख्ने ।
- कार्यालयमा कामको लागि आउने सेवाग्राहीलाई सहयोग गर्ने ।
- फाईलिङ व्यवस्थापनमा शाखा प्रमुखलाई सहयोग गर्ने ।
- कार्यालयको चिठिपत्र दर्ता तथा चलानीमा सहयोग गर्ने ।
- कार्यालयको विजुली, टेलिफोन, कम्प्यूटर AC पंखा तथा फोटोकपि मेशिनको सुरक्षा तथा व्यवस्थापन गर्ने ।
- डाँक शाखामा रहि डाँक प्राप्ती तथा वितरण गर्ने साथै डाँक खोल्नमा सहयोग गर्ने ।
- शाखा प्रमुखको तोकिएको कार्य स्थलको सेवा विशिष्टता बमोजिम प्रमुखले तोकेको कार्य जिम्मेवारी समयमै सम्पन्न गरी सेवा प्रवाह चुस्त दुरुस्त बनाउने ।
- कार्यालयमा आएका पत्रपत्रिकाहरुको दैनिक फाईलिङ गर्ने ।
- आफू भन्दा माथिल्लो दर्जाको कर्मचारी र पदाधिकारीहले लगाउनु भएको काम, कर्तव्य पुरा गर्ने ।
- कार्यालय प्रमुखको निर्देशनहरु पालना गर्ने र भैपरी आउने अन्य काम गर्ने ।
- कार्यालयले तोके बमोजिम अन्य कार्यहरु गर्ने ।